Jednoduché vysvetlenie funkcie [If] / (Když) s viacerými príkladmi z praxe. Naučte sa jednu z najpoužívanejších rozhodovacích funkcií v Exceli, ktoré nám môžu ušetriť čas a námahu pri práci s tabuľkami.
V prípade, že ste ešte nepracovali v Exceli s funkciami, odporúčam prejsť si najprv článok [Všeobecne o funkciách].
Príklad 1. – Body
[<] – kombináciou kláves pravé [Alt] + [,] (je tam tiež písané na anglickej klávesnici [<])
[>] – kombináciou kláves pravé [Alt] + [.] (na angl. kl. [>])
V tejto tabuľke si pomocou funkcie [If] vyhodnotíme body, ktoré získali ľudia pri testoch.
Povedzme, že na to, aby človek testom vôbec prešiel, musí mať aspoň 20 bodov.
Doplníme si teda do ďalšieho stĺpca nadpis napr. [Vyhodnotenie].
Budeme na to potrebovať funkciu [If], ktorá sa rozhoduje medzi dvomi hodnotami a to na základe podmienky. Naša podmienka je, či počet bodov je viac alebo menej ako 20.
Takže tu je postup:
- Vložíme do bunky [F2] funkciu [If] / (Když).
- Prvý argument je podmienka, ktorú si určujeme my, čo má byť splnené. Väčšinou je viac možností, ako môžeme zadať podmienku, aby sme dosiahli to isté. Ja preto určím podmienku nasledovne: [E2>=20], teda počet bodov má byť minimálne (viac alebo rovné) 20.
- Druhý argument je hodnota, ktorú funkcia doplní v prípade, že to je pravda. V našej ukážke si sadáme napr. slovo [prešiel]. To nám program automaticky vloží do úvodzoviek “prešiel”.
- Tretí je hodnota, ak neplatí, čo je v podmienke. A tak zadáme napr. [neprešiel].
- Potvrdíme kliknutím na [OK] alebo klávesou [Enter].
Na výslednej tabuľke vidíme jednoduchý a vždy aktuálny prehľad, kto prešiel alebo neprešiel skúškami.
Funkcia [If] môže byť dobrý štart na ďalšie jednoduché spracovanie podobných informácií. Tabuľku môžeme podľa vyhodnotenej informácie zoraďovať, filtrovať alebo len farebne zvýrazniť (podmieneným formátovaním) a pod.
Príklad 2. – Splatnosť faktúr
Ak sme použili poslednú funkciu [If], tak máme k dispozícii jednoduchší spôsob na opakované zadanie:
Namiesto hľadania funkcie napíšeme do bunky symbol [=] a funkcia sa nám ponúkne vľavo hore, kde bola predtým adresa bunky – na riadku vzorcov, presnejšie v poli názvov.
Na ďalšom príklade si ukážeme viac riešení. Je to zoznam faktúr a nám pôjde hlavne o to, či bola faktúra zaplatená načas alebo presnejšie vyhodnotenie, koľko dní bola po splatnosti. A môžeme počítať aj sankciu, ak nezaplatili načas.
Upozornenie
Povedzme, že nám stačí v tejto tabuľke len upozornenie, či bola faktúra zaplatená načas. To znamená, že budeme potrebovať porovnať dátum splatnosti a dátum zaplatenia.
Zadáme si teda do ďalšieho stĺpca názov napr. [Stav].
Vložíme do bunky [E2] funkciu [If] a zadáme jej argumenty:
- Podmienka: dátum zaplatenia je väčší ako dátum splatnosti [C2>B2].
- Ak áno: napíšeme upozornenie [Po splatnosti].
- Ak nie: napíšeme [OK].
- Potvrdíme zadanie.
Podobne ako v predošlom príklade, aj tu môžeme ďalej podľa potreby ľahko zoraďovať, filtrovať a farebne zvýrazňovať podľa doplnenej informácie.
Počet dní po splatnosti
V tomto príklade budeme potrebovať vypísať počet dní, koľko bola faktúra zaplatená po splatnosti. V podstate by stačilo urobiť len rozdiel medzi dátumami, ale len v prípade, že by boli všetky faktúry po splatnosti. A práve preto potrebujeme na to funkciu [If].
Aby sme si zachovali predošlý príklad, tak tento zadáme do ďalšieho stĺpca [F] s tým, že nebudeme pri riešení brať do úvahy predošlý príklad. Zadáme nadpis napr. [Počet dní po splatnosti].
Vložíme do [F2] funkciu [If] a zadáme:
- Podmienka: rozdiel medzi dátumami je viac ako nula [C2-B2>0].
- Áno: doplníme rozdiel [C2-B2].
- Nie: bude nula a nie záporný rozdiel [0].
Sankcia
Tu budeme vyhodnocovať, či je faktúra zaplatená po splatnosti a ak áno, budeme počítať sankciu 0,05% za každý deň omeškania z fakturovanej sumy. (Pre zjednodušenie nebudeme akumulovať sankciu.)
Znovu predošlé zadania nebudeme brať do úvahy. Teda riešime nezávislé vyhodnotenie sankcie v stĺpci [G]. Zadáme nadpis [Sankcia] a ideme dopĺňať.
Vložíme do [G2] funkciu [If]:
- Ak je po splatnosti – [C2-B2>0],
- potom je sankcia – [(C2-B2)*0,05%*D2],
- inak je nula – [0].
Výsledok všetkých troch úloh vidíme na obrázku.
Skladová zásoba
V tabuľke skladovej zásoby môžeme sledovať a dať si automaticky upozorňovať, že je potrebné tovar objednať, pretože je nedostatok na sklade.
Povedzme, že minimálny počet na sklade je 20 ks.
Teraz si urobíme zmenu a to v tom, že potrebujeme len upozorniť na nedostatok na sklade. Inými slovami, potrebujeme vyhodnotiť len jednu stranu a druhú nie. Teda ak je dostatočné množstvo na sklade, nechceme vypísať nič.
Vložíme do [C2] funkciu [If] a zadáme
- minimálne množstvo na sklade, teda [B2<=20]
- upozornenie [Objednať!]
- nič, ale vtedy to “nič” zadáme, teda [“”] – len prázdne úvodzovky, ani medzera tam nebude.
Ak by sme nezadali prázdne úvodzovky (čo samozrejme môžeme urobiť, pretože je argument nepovinný), doplnila by funkcia hodnotu [FALSE] / (NEPRAVDA).
Takže vo výsledku máme len skutočné upozornenie, ak je nedostatok na sklade. Iné informácie sa nezobrazujú. A tak môžeme zvýrazniť stĺpec na červenú farbu.
