Na našej webovej stránke používame súbory cookies. Prezeraním našej webovej stránky súhlasíte s ich používaním a ukladaním do Vášho prehliadača. Ďalšie informácie o spôsobe používania súborov cookies môžete nájsť kliknutím na tlačidlo "Viac info".
vzdelavanie.net

Efektívna práca v Exceli 1

Je tu čas, keď som sa rozhodol podeliť s vami o moje skúsenosti s programom Microsoft Excel.

Dlho som vyučoval na softvérových kurzoch a teraz prišiel čas, kedy som sa rozhodol odovzdať dlhoročné skúsenosti aj vám prostredníctvom seriálu o programe Microsoft Excel. Neskôr možno budem písať aj o ďalších programoch, ako sú napr. MS Access, MS Word, ..., zbierka je väčšia.

Zopár slov na úvod

Dnes je rýchla doba, kedy sa programy učíme popri práci, ako samouk. To nie je žiadne plus ani pre zamestnanca a vlastne ani pre zamestnávateľa.

Ak niečo potrebujete v programe urobiť, tak to nejako urobíte. To ale neznamená, že ste to urobili efektívne. A máte možnosť to stále robiť týmto spôsobom alebo svoju prácu s programami zefektívniť. Počítače nám pôvodne mali pomôcť ušetriť čas. Ako som posledné roky pomáhal ľuďom pri práci s počítačmi, zistil som, že väčšinou je to naopak. Konkrétna úloha s ním trvala dlhšie, ako keby ho ten človek vôbec nemal. Nie že by sa niečo negatívne zmenilo vo výrobe počítačov..., ale to už viete kam smerujem.

Takisto je doba, kedy kurzy na Slovensku už nie sú to, čo kedysi bývali. Pamätám si kurz, ktorý trval 4 dni po 8 hodín. Postupne sa tento kurz „skomprimoval” na dvojdňový po 6 hodín. Je pravda, že ľudia techniku a programy chápu rýchlejšie, ale aj tie sa vyvíjajú a tak sa to kompenzuje. Pravda je v tom, že firmy nechcú púšťať svojich zamestnancov na kurz na tak dlhú dobu. (Pretože by sa to nevrátilo? - moja ironická úvaha.) A za druhé chcú aj ušetriť financie . (Že by sa ani to nevrátilo?) Ovládnutím počítača a potrebných programov sa dá ušetriť veľa času a financií. Prišiel čas, kedy sa mi už nechce "vplyvných manažérov" presviedčať, že to tak je. Oni by to mali najlepšie vedieť.


Prehľad preberaných tém

V Exceli sa pozrieme na najpoužívanejšie témy z praxe. Určite nájdem veľa iných tém z praxe. To ale bude záležať aj od vás, teda vašich reakcií. Z tých, ktoré ma teraz napadli, vyberám:
  • Najzákladnejšia práca s tabuľkami [Otvoriť]
  • Jednoduché pohybovanie sa a výber v tabuľkách, hlavne veľkých [Otvoriť]
  • Písanie špeciálnych znakov [Otvoriť]
  • Formátovanie buniek [Otvoriť]
  • Vzorce / výpočty od základov [Otvoriť]
  • Kopírovanie a tvorba postupných čísiel (rady[Otvoriť]
  • Kopírovanie vzorcov a ich príprava pre kopírovanie (absolútny / relatívny odkaz[Otvoriť]
  • Rýchlejšie a jednoduchšie výpočty (maticové vzorce) [Otvoriť]
  • Pomenovanie oblastí buniek
  • Funkcie vo vzorcoch
  • Zoradenie údajov podľa abecedy alebo veľkosti [Otvoriť]
  • Výber určitých informácií podľa potreby (filter)
  • Medzisúčty v tabuľkách (súhrnné informácie) [Otvoriť]
  • Automatické zvýraznenie údajov podľa požiadavky (podmienené formátovanie) [Otvoriť]
  • Grafické zobrazenie údajov (grafy)
  • Súrnný prehľad údajov, jednoduchá a rýchla zostava (kontingenčné tabuľky)

V seriáli sa budem snažiť používať trocha ľudskejšie pomenovania, ako odborné či technické. Možno ste sa stretli s tým, že sa vás niekto pýtal na konkrétny nástroj v Exceli a nevedeli ste pozitívne odpovedať len preto, že ste nevedeli, čo konkrétny výraz znamenal. Preto vás budem občas učiť aj tie odborné, väčšinou ich uvediem do zátvoriek.

Zaoberať sa budem rôznymi verziami. Na Slovensku veľa firiem ešte stále používa verziu 2003. Takže ňou to začnem. Predpokladám, že už staršie verzie v dnešnej dobe používa málo používateľov a počítam aj s tým, že zmeny do verzie 2003 sú minimálne. V témech preberiem aj všetky ostatné doteraz dostupné verzie, teda 2007, 2010 až 2013/365.

Tiež budem brať do úvahy rôzne jazykové mutácie programov, zatiaľ SK, CZ a EN. Neskôr možno DE, IT. Ale na to asi skôr urobím inú stránku.


Pre najzákladnejšie informácie na prácu s programom MS Excel odporúčam stránku vzdelavanie.net.

Základná práca s tabuľkou

Najprv čo môžeme zadávať do bunky

Základné rozlíšenie toho, čo môžeme zadať do bunky je:
  • konštanty - pevne zadané hodnoty
  • vzorce - vypočítané hodnoty

Konštanty

[/vc_column_text] [vc_row_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_single_image image="250" img_size="full" img_link_target="_self" el_position="first last"] [/vc_column_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_column_text el_position="first last"] Na obrázku vidíme ukážku hodnôt, ktoré sú zadané ako konštanty. Sú to hodnoty konštantné, teda nemenné. Samé od seba sa nemôžu zmeniť, na rozdiel od vzorcov, kde sa hodnoty môžu zmeniť na nový (vypočítaný) výsledok. Takže konštanty sú iba údajové typy:
  • text
  • číslo
  • dátum a čas
[/vc_column_text] [/vc_column_inner] [/vc_row_inner] [vc_row_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_column_text el_position="first last"] Všimnite si, že ak rozšírime stĺpec, potom všetky hodnoty sú v pravej časti bunky. Jedine text je vľavo. Toto je pre nás taká rýchla kontrola, či máme zadanú hodnotu správne, teda napr. či číslo je zadané ako číslo. (Samozrejme treba brať do úvahy aj zarovnávanie v bunkách, teda vieme si to skontrolovať, ak sme ho ešte nedefinovali.) Ak zadáme napr. dátum 5.8.1856, ten ostane vľavo, pretože Excel taký dátum nepozná. Takisto si všimnite, že 3 bunky som označil ako číslo. To preto, že to všetko aj je číslo, len má iný formát, čo si preberieme o chvíľu. [/vc_column_text] [/vc_column_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_raw_js el_position="first last"] 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 [/vc_raw_js] [/vc_column_inner] [/vc_row_inner] [vc_row_inner] [vc_column_inner] [vc_column_text el_position="first last"] Ďalšie 3 bunky sú opäť všetko ako dátum.

Vzorce

Vzorce majú mnoho možností. Začneme najjednoduchším:
  1. Tento vzorec obsahuje len konštantu: =10 To použijeme na mieste, kde potrebujeme jednoduchý matematický výpočet, napr.: =5+8*2
  2. Tento vzorec obsahuje len premennú - odkaz na inú bunku: =B5 To môžeme využiť ako odkaz na akúkoľvek hodnotu (text, číslo, dátum) a to za tým účelom, ak potrebujeme mať na viacerých miestach tú istú informáciu.
  3. Kombinácia: =A2*1,2+B2 Jednoduchý matematický výpočet v tabuľke.
  4. Použitie automatickej funkcie: =Sum(A2:A18) Príklad automatického súčtu.
  5. Použitie iných funkcií podľa potreby s odkazmi na bunky a konštantami: =VLookup(A2; C2:D20; 2; 0) Vyhľadávacia funkcia, preberieme neskôr.
To, či je hodnota, ktorú vidíme v bunke, vypočítaná alebo zadaná ako konštanta, uvidíme napr. po vybratí a následnom nahliadnutí do riadku vzorcov.

A teraz ako to má vyzerať

[/vc_column_text] [/vc_column_inner] [/vc_row_inner] [vc_row_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_column_text el_position="first last"] Je potrebné rozlišovať obsah a formát bunky. Chyba by bola definovať formát bunky ako nástroj na zaokrúhlenie čísiel. Ako vidíte na obrázku, ak to tak vnímame, tak to môže byť veľký problém. Súčet štyroch predošlých buniek je 5. V skutočnosti je v každej bunke hodnota 1,333 a je zaokrúhlená formátom na celé číslo. Vzorce však pracujú so skutočným obsahom buniek. Formát buniek skutočne slúži na definíciu toho, ako má byť obsah bunky zobrazený. [/vc_column_text] [/vc_column_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_single_image image="265" img_size="full" img_link_target="_self" el_position="first last"] [/vc_column_inner] [/vc_row_inner] [vc_column_text] Teda, ak sa jedná napr. o číslo, tak nejde o zaokrúhľovanie, ale o to, aby čísla medzi sebou súvisiace mali rovnako oddelené tisíce, vždy dve desatinné miesta a symbol €. Pri napr. dátume ide o definíciu, aké informácie z neho chceme zobraziť: či len deň a mesiac alebo aj rok a keď, tak či dvojciferný alebo štvorciferný, príp. namiesto čísla názov (dňa alebo mesiaca). Túto tému rozoberiem ešte podrobnejšie neskôr. Momentálne išlo len o zorientovanie sa v tom, čo vôbec môžeme zadávať do buniek a tiež o pochopenie rozdielu obsahu a formátu buniek.

Spôsob vypisovania tabuliek

[/vc_column_text] [vc_row_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_column_text el_position="first last"] V tabuľke sa štandardne pohybujeme ľubovoľne myšou alebo klávesnicou - šípkami. Ale ak vypisujeme tabuľku, nie je najvhodnejší tento spôsob. Na potvrdenie (a zároveň prejdenie do ďalšej bunky) slúži klávesa [Enter] alebo [Tab], kde po stlačení [Enter] prejde o jednu bunku dolu a [Tab] o jednu vpravo. V kombinácii s klávesou [Shift] je to hore, vľavo. Navyše ak ich kombinujete pri vypisovaní tabuľky, bude [Enter] prechádzať vždy dolu a na začiatok tabuľky (presnejšie tam, kde ste použili prvýkrát [Tab]). [/vc_column_text] [/vc_column_inner] [vc_column_inner width="1/2"] [vc_raw_js el_position="first last"] 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 [/vc_raw_js] [/vc_column_inner] [/vc_row_inner] [vc_row_inner] [vc_column_inner] [vc_column_text el_position="first last"] [divider scroll_text="na začiatok"]

Ako sa pohybovať a vyberať v tabuľke

Práca s myšou s tomto smere je jednoduchá, to sa učiť nebudeme. Problém môže nastať pri väčších tabuľkách, ak potrebujeme prejsť na iné miesto alebo vybrať väčší rozsah. Uvediem najpoužívanejšie spôsoby, aby som vás nezaťažil priveľa informáciami. Všeobecne pre pohyb v Exceli budeme používať väčšinou klávesu [Ctrl] (Controll) v kombinácii s ďalšími klávesami. Pozn.: Klávesové kombinácie uvedené v "Pohyb" a "Výber" sú funkcie Windowsu, teda použiteľné aj v iných programoch. Skratky uvedené v "Ostatné" sú už špecifické pre Excel. Ak ich poznáte aj z iných programov, tak sú znova špecifické pre ten program, napriek tomu, že fungujú podobne alebo úplne rovnako. Klávesu [Shift] budeme všeobecne používať väčšinou pre výber.

Pohyb [Ctrl]

  1. V štandardnej situácii prejde na začiatok tabuľky (väčšinou bunka A1). [Ctrl] + [Home] Pri použití ukotvenia prejde po ukotvenie. Väčšinou ukotvujeme hlavičku tabuľky, v tom prípade môžeme povedať, že prejde na začiatok údajov.
  2. V štandardnej situácii prejde na koniec tabuľky. [Ctrl] + [End] Tu je potrebné myslieť na to, že v hárku môžeme mať viac tabuliek. V tom prípade prejde na celkový koniec. Presné vyjadrenie tejto klávesovej kombinácie by bolo: prejsť do poslednej bunky v riadku a stĺpci, kde bolo niečo zadané.
  3. Prechod medzi hárkami. "Up" je predošlý a "Dn" ďalší. [Ctrl] + [PgUp] a [Ctrl] + [PgDn]
  4. Prechod na poslednú alebo prvú bunku zvoleným smerom. [Ctrl] + ["šípky"]
[/vc_column_text] [/vc_column_inner] [/vc_row_inner] [vc_row_inner el_position="last"] [vc_column_inner] [vc_column_text el_position="first last"]

Výber [Shift]

[Shift] presnejšie slúži na označenie konca výberu. Začiatok výberu je aktuálne vybraná bunka.
  1. Pridávanie alebo uberanie z výberu [Shift] + ["šípky"] alebo kliknutie myšou do koncovej bunky
  2. Kombinácie prechodu a výberu:
    1. Výber celého obsahu hárka. [Ctrl] + [Home] - pre prechod na začiatok a potom [Ctrl] + [Shift] + [End] - pre prechod a súčasne vyznačenie po koniec vypísanej oblasti hárka
    2. Výber stĺpca v tabuľke. myšou kliknúť kdekoľvek do tabuľky do požadovaného stĺpca potom [Ctrl] + ["šípka hore"] - prejde na začiatok stĺpca potom [Ctrl] + [Shift] + ["šípka dolu"] - prejde a vyznačí po koniec stĺpca, v prípade, ak v ňom nie sú prázdne bunky

Ostatné

  1. Výber tabuľky. postaviť sa kdekoľvek do tabuľky potom [Ctrl] + [ * ] (na numerickej klávesnici) Príkaz vyberie ucelenú oblasť od vybranej bunky po najbližšie  prázdne riadky a stĺpce. Prázdne bunky nie sú prekážkou.
  2. Alternatívou pre výber tabuľky od verzie 2003 je upravená klávesová skratka [Ctrl] + [A] Tá ale funguje podľa toho, kde sa predtým postavíme: 
    • Do tabuľky - vyberie tabuľku, podobné ako [Ctrl] + [ * ]
    • Mimo tabuľky - vyberie celý hárok
  3. Špeciálny výber - príkaz "Prejsť na ...", ktorý vieme zvoliť aj z ponuky a má aj na výber jednu z dvoch klávesových skratiek [Ctrl] + [G] alebo [F5]potom zvolíme "Špeciálne" Tento výber tiež funguje rôznymi spôsobmi podľa toho, kde predtým stojíme: 
    • V tabuľke - vyberie z tabuľky
    • Mimo tabuľky - vyberie z hárka
    • Urobíme výber - vyberie z výberu
Všetky kombinácie na pohyb a výber, okrem príkazu "Prejsť na ...", si môžete vyskúšať aj v iných programoch, ako napr. Word, Outlook. Sú to vlastne klávesové skratky Windows-u. Príkaz "Prejsť na ..." funguje len vo vybraných programoch balíka Office a to tiež môže byť veľmi špecifické pre konkrétny program. [/vc_column_text] [/vc_column_inner] [/vc_row_inner] [/vc_column] [/vc_row] [vc_row] [vc_column width="1/2"] [vc_single_image image="297" img_size="full" img_link_target="_self" el_position="first last"] [/vc_column] [vc_column width="1/2"] [vc_single_image image="298" img_size="full" img_link_target="_self" el_position="first last"] [/vc_column] [/vc_row] [vc_row el_position="last"] [vc_column] [vc_column_text el_position="first last"] Pomocou tohto výberu (Prejsť na ...) môžeme vybrať bunky na základe ich vlastností, napr.:
  • vybrať bunky z tabuľky, ktoré sú konštanty a čísla
  • prázdne bunky
  • vzorce s chybami
Tento nástroj si preberieme priebežne podľa potreby. [divider scroll_text="na začiatok"] [/vc_column_text] [/vc_column] [/vc_row]