vzdelavanie.net

Automatické funkcie v Exceli

Pozrieme sa podrobnejšie na automatické funkcie v Exceli pre súčet [Sum] / (CZ: Suma), počet [Count] / (Počet), priemer [Average] / (Průměr), maximum [Max] a minimum [Min].

Rovno uvediem dva príklady, na ktorých si budeme vysvetľovať všetky funkcie a postupy. Príklady spolu nesúvisia.

Príklad 1

Automatické funkcie 1

Príklad 2

Automatické funkcie 2

Ako funkcie vložíme a kde ich nájdeme?

Máme na výber viac možností.

  • Na karte [Domov] v kategórii [Úpravy] máme kombinované tlačítko [Suma]. Prvá časť je rýchla voľba a to funkcia súčet [Suma]. Druhá časť (šípka) nám ponúka výber konkrétnej automatickej funkcie a to súčet, priemer, počet (alebo spočítať čísla), maximum a minimum.
  • Na karte [Vzorce] v kategórii [Knižnica funkcií] znovu to isté kombinované tlačítko [Suma]. Nebudem znovu popisovať.
  • Na riadku vzorcov tlačítko [fx], kde je potrebné požadovanú funkciu nájsť. Najlepšie, ak vieme ako sa volá, tak v kategórii všetky. Ak vieme v ktorej je kategórii. tak podľa kategórie. Po zvolení sa však zobrazí dialóg pre funkciu, čo je trocha iné ako predošlé dve možnosti.
    Funkcie 4
    Verzia 2007 - 2013
    Funkcie 5
    Verzia 2003
  • Začneme do bunky písať [=] a začiatok požadovanej funkcie, kde nám Excel začne ponúkať zoznam funkcií a požadovanú vyberieme klávesou [Tab], (príp. šípkami a potom [Tab]).
    • Vzorec buď celý píšeme
    • alebo znovu tlačítkom [fx] zobrazíme dialóg k už zadanej funkcii.
  • Trocha iná možnosť, ale praktická a rýchla je: Ak sme už funkciu nedávno použili, stačí zadať [=] a naposledy použitá funkcia sa bude nachádzať vľavo hore (na riadku vzorcov prvý nástroj), kde bežne býva adresa bunky. Je to takzvané [Pole názvov]. Ukážka je na obrázku. Je to zároveň možnosť, ktorou ako jedinou môžeme vložiť (okrem písania) ďalšiu funkciu do vzorca.
    Funkcie 1
    Krok 1/2
    Funkcie 2
    Krok 2/2

Odporúčam si vyskúšať všetky možnosti, aby sme si urobili predstavu, ktorá nám bude v praxi vyhovovať. Budeme väčšinou používať len jednu. Len vyskúšať vložiť funkciu, aj keď zatiaľ nedokončiť.

Pre spočítanie celkového súčtu viacerých hodnôt použijeme automatickú funkciu [Sum] / (Suma – CZ).

Postup pre spočítanie celkového súčtu bodov v prvom príklade:

  1. Vyberieme bunku [E13].
  2. Vložíme funkciu [Sum] / (Suma).
  3. Excel nám rovno ponúka výber toho, čo potrebujeme spočítať.
  4. Potvrdíme zadanie klávesou [Enter].

Postup pre výpočet súčtu napr. prvého riadka v druhom príklade:

  1. Vyberieme bunku [H2].
  2. Vložíme funkciu [Sum] / (Suma).
  3. Excel nám rovno ponúka výber toho, čo potrebujeme spočítať.
  4. Potvrdíme zadanie klávesou [Enter].

Ostatné automatické funkcie

Ak potrebujeme vypočítať iný výsledok, teda priemer [Average] / (Průměr), počet [Count] / (Počet), maximum [Max] alebo minimum [Min], treba si len rovnakým postupom zvoliť požadovanú funkciu a zadanie je úplne rovnaké. Iný je naozaj len výsledok.


Iné možnosti výpočtov

Povieme si rôzne možnosti, ako môžeme vypočítať tabuľku pri druhom príklade. Poďme si najprv doplniť nadpisy do posledného stĺpca a posledného riadka, napíšeme napr. nadpis [Spolu].

Základné 2 možnosti

Prvá a asi najčastejšie používaná možnosť (postup) v bežnej praxi je:

  1. Vybrať bunku, kde potrebujeme výpočet, v našom prípade je to bunka [H2].
  2. Vložiť funkciu, napr. [Sum].
  3. Excel označí pravdepodobne, čo potrebujeme spočítať. Vlastne to buď len skontrolujeme alebo označíme bunky nanovo.
  4. Potvrdíme klávesou [Enter], príp. [Tab].

Rovnaký postup by bol pre súčet stĺpca, ako sme si už popísali v prvej časti.

Druhá možnosť:

  1. Vybrať bunky, ktoré potrebujeme spočítať, v našom prípade oblasť [B2:G2].
  2. Zvolíme si funkciu [Suma].

Príkaz rovno bez ďalších vstupov vypočíta súčet do ďalšej bunky. Tá musí byť pri takom zadávaní prázdna.

Prvý postup použijeme vždy vtedy, ak potrebujeme ovplyvniť, čo presne sa má spočítať.

Druhý je síce rýchlejší, ale nevieme to ovplyvniť, resp. vždy to musí byť ucelená oblasť a vždy počíta do ďalšej bunky.

Skopírovanie vzorca

Opäť možností, ako vzorec skopírovať ďalej, je viac. Popíšem teraz tri z praxe. Tie vlastne postačujú pre všetky situácie.

Prvá možnosť:

  1. Vyberieme bunku, ktorú potrebujeme skopírovať.
  2. Myšou ťaháme malý štvorček (vpravo dolu vybranej bunky) na ďalšie bunky tabuľky.

Výhody / nevýhody: Ťahať môžeme ktorýmkoľvek smerom, ale ťahať na veľa buniek je problém.

Krok 1/2
Krok 2/2

Druhá možnosť:

  1. Vyberieme bunku, ktorú potrebujeme skopírovať.
  2. Myšou urobíme dvojklik na štvorček (vpravo dolu vybranej bunky).

Výhody / nevýhody: Skopíruje rýchlo na veľa buniek, ale len smerom dolu a je toto kopírovanie závislé od vyplneného predošlého, príp. ďalšieho stĺpca (v novších verziách skopíruje do konca tabuľky).

Tretia možnosť:

  1. Vybrať bunku, ktorú potrebujeme skopírovať.
  2. Zvolíme príkaz [Kopírovať], napr. kombináciou [Ctrl] + [c].
  3. Vybrať bunky, kam to potrebujeme skopírovať.
  4. Prilepíme (vložíme kopírované), napr. klávesou [Enter].

Výhody / nevýhody: Vlastne je to potrebné použiť tam, kde v prvých dvoch možnostiach sa spoja nevýhody. Napr. veľa buniek a kopírovanie vpravo.

Iný pohľad na zadávanie

Údaje a vzorce môžeme zadávať do tabuľky viacerými spôsobmi. Nebudem zbytočne vysvetľovať všetky, poďme sa radšej zamerať na tie, ktoré reálne môžeme v praxi využiť, podľa situácie, ktorú práve v tom momente riešime.

Ak si budete skúšať ktorýkoľvek z nich, je potrebné mať bunky, kde má byť výpočet, prázdne.

Prvá možnosť:

  1. Vyberieme bunky, kde potrebujeme výpočet. V našom prípade oblasť [H2:H6].
  2. Zvolíme si funkciu [Suma].

Tento spôsob zadávania vidíme, že je rýchlejší ako zadávať vzorec a potom kopírovať. Samozrejme stále platí, že ak potrebujeme ovplyvniť, čo sa má spočítať, použijeme vždy len prvú možnosť výpočtu.

Druhá možnosť:

  1. Vybrať môžeme tiež naraz stĺpec aj riadok. Teda oblasť [H2:H5] a s pridržaním [Ctrl] vyznačíme ďalšiu oblasť [B6:H6].
  2. Zvolíme funkciu [Suma].

Tretia možnosť:

  1. Vyberieme tabuľku: Postavíme sa do tabuľky a stlačíme [Ctrl] + [*] (na numerickej klávesnici).
  2. Zvolíme funkciu [Suma].

Na to, aby táto možnosť spočítala celú tabuľku naraz, je potrebné mať predtým správne zadané nadpisy (presne pozícia v hlavičke tabuľky, nie je podstatný konkrétny text) v riadkoch a stĺpcoch. Ak by neboli zadané žiadne nadpisy pre súčty, tak štandardne Excel spočíta súčet do posledného riadka. Ak zadáme nadpis len v riadku alebo len v stĺpci, tak súčet spočíta len tam. Nakoľko sme mali predtým zadaný nadpis aj v riadku aj v stĺpci, Excel spočítal súčet pre celú tabuľku.